Steegh Performance · Herten, bij Roermond
Medewerkers komen afspraken niet na: wat is er werkelijk afgesproken?
Tijdens het overleg klinkt het duidelijk. Toch is de taak een week later niet af. Jij herinnert, controleert en neemt het uiteindelijk over. Hoe doorbreek je die herhaling?
Naam en telefoonnummer zijn voldoende. Eerst persoonlijk contact met Jules, daarna samen een vrijblijvend adviesgesprek plannen.
Restaurant Sfeer laat zien hoe duidelijke taken en rollen de samenwerking ondersteunen. →
Een gericht vertrekpunt
Afspraken die niet worden uitgevoerd: waar begin je?
Onderzoek eerst of jullie hetzelfde resultaat, dezelfde prioriteit en dezelfde verantwoordelijkheid voor ogen hadden. Controleer ook of tijd, informatie en beslisruimte beschikbaar waren. Maak daarna één afspraak zichtbaar en plan terugkoppeling vóór het moment waarop het mis dreigt te gaan.
Een knikje in het overleg is nog geen gedeelde afspraak
“Pak dit even op” kan voor jou betekenen: vrijdag ligt er een voorstel waarover ik kan besluiten. Voor de medewerker betekent het misschien: ik kijk ernaar zodra de klantvragen klaar zijn. Jullie zeggen allebei ja, maar geven aan verschillende dingen voorrang.
Ook jouw gedrag kan de afspraak doorkruisen. Als je halverwege de week nieuw spoedwerk toevoegt, verandert de beschikbare tijd. Onderzoek wat er gebeurde voordat je concludeert dat iemand geen verantwoordelijkheid neemt.
Van inzicht naar toepassing
Maak van één losse toezegging een werkbare afspraak
Kies een afspraak die recent niet is uitgevoerd. Bespreek eerst hoe ieder de afspraak begreep. Vul daarna samen deze vijf onderdelen in en laat de medewerker in eigen woorden teruggeven wat hij of zij gaat doen.
Wat ligt er straks op tafel? Beschrijf de uitkomst zo concreet dat jullie hetzelfde herkennen.
Wie draagt deze uitkomst? Wie moet informatie aanleveren of meewerken?
Welke tijd, informatie en beslisruimte zijn beschikbaar? Welk ander werk schuift zo nodig op?
Wanneer meldt iemand dat de afspraak dreigt vast te lopen? Wat wil je dan weten om samen te kunnen kiezen?
Wanneer bespreken jullie de uitkomst en wat leren jullie voor de volgende afspraak?
Bekijk een ingevuld voorbeeld
Van “regel de planning” naar een concreet voorstel
Voorbeeldsituatie: Een ondernemer vraagt een medewerker de volgende weekplanning te regelen. Vrijdagmiddag is nog onduidelijk welke klanten wanneer geholpen worden.
- De nieuwe afspraak
- Donderdag om 14.00 uur ligt een uitvoerbaar voorstel klaar met beschikbare medewerkers, bevestigde klantafspraken en de nog open keuzes.
- De beslisruimte
- De medewerker mag binnen de afgesproken bezetting schuiven. Een toezegging die extra inzet vraagt, wordt eerst besproken.
- Het vroege signaal
- Ontbreekt woensdagmiddag informatie, dan noemt de medewerker welke keuze vastloopt en wat nodig is. De ondernemer voegt nieuw werk alleen toe met een expliciete herprioritering.
Voer het gesprek vanuit een concrete waarneming
Begin bijvoorbeeld met: “We spraken af dat het voorstel donderdag klaar zou zijn. Het is nu vrijdag en ik zie het nog niet. Hoe had jij de afspraak begrepen, en wat gebeurde er?”
Luister eerst naar de uitvoering. Vraag door op informatie, tijd, vaardigheid en besluiten. Benoem daarna jouw verwachting en maak samen de volgende afspraak. Zo blijft het gesprek verbonden aan zichtbaar werk.
Kijk naar ondernemer, organisatie en team
De ondernemer
Ben jij duidelijk over prioriteiten? Houd je zelf vast aan de afgesproken beslisruimte? Neem je te snel over, of stel je een lastig gesprek juist uit? Je eigen patroon hoort bij het onderzoek.
De organisatie
Heeft de medewerker toegang tot de benodigde informatie? Zijn taken logisch verdeeld? Past de opdracht in de beschikbare bezetting? Een onuitvoerbare planning los je niet op door alleen meer inzet te vragen.
Het team
Begrijpt en aanvaardt de medewerker de verantwoordelijkheid? Welke vaardigheid moet worden geoefend? Bespreek ook eerlijk of de functie bij de persoon past. Heldere verwachtingen en ruimte om te leren moeten samen zichtbaar worden.
Maak de opvolging kleiner en consequenter
Een lijst met twintig verbeterpunten maakt niemand vanzelf eigenaar. Kies één terugkerende afspraak en volg die gedurende een paar werkcycli. Kijk of het afgesproken gedrag gebeurt en wat het effect op het werk is.
Gebruik bijvoorbeeld je kwartaalprioriteit voor de grotere verandering en noteer één concrete weekactie. In Mijn Steegh Performance kun je je eigen doelen, acties en reflectie bijhouden.
Als de afspraak opnieuw niet wordt nagekomen
Leg de nieuwe afspraak naast wat feitelijk gebeurde. Zijn de randvoorwaarden op orde en blijft de uitvoering achter, bespreek dan concreet bereidheid, vaardigheden en passendheid van de rol. Maak ook duidelijk welke verantwoordelijkheid bij jou blijft.
Dit artikel helpt bij dagelijkse leiding en samenwerking. Voor formele arbeidsrechtelijke stappen is een bevoegde HR- of juridisch adviseur de passende gesprekspartner.
Ervaring uit de praktijk
Restaurant Sfeer: verwachtingen zichtbaar maken
In de begeleiding van Jorn Pluis kregen taken, rollen en de ontwikkeling van medewerkers meer structuur. Tegelijk werkte Jorn aan zijn eigen manier van leidinggeven.
Die combinatie is relevant wanneer afspraken blijven liggen: duidelijkheid in het werk én bewust handelen als ondernemer. De gepubliceerde case beschrijft wat Jorn daar in zijn eigen bedrijf van merkte.
Droom × Focus = Succes
Jouw richting, vertaald naar werkbare stappen
We onderzoeken jou als ondernemer, de organisatie en het team in samenhang. Vanuit je gewenste toekomst kies je een prioriteit die je in je dagelijkse praktijk kunt toepassen en evalueren.
Onderzoeken
We maken zichtbaar wat werd afgesproken en wat er in de praktijk gebeurde.
Duidelijk maken
Je verbindt resultaat, rol, prioriteit en beslisruimte aan elkaar.
Toepassen
Je oefent een concreet gesprek en volgt een werkafspraak op.
Bekijk hoe visie, kwartaaldoel en weekactie op elkaar aansluiten →
Veelgestelde vragen
Hoe spreek ik iemand aan zonder direct verwijtend te worden?
Benoem de concrete afspraak en wat je ziet. Vraag hoe de medewerker de afspraak begreep en wat er tijdens de uitvoering gebeurde. Bespreek daarna welke duidelijkheid of verandering nodig is.
Wat als een medewerker steeds zegt dat het te druk is?
Leg de beschikbare tijd en bestaande prioriteiten naast de opdracht. Bepaal samen wat moet doorgaan, wat kan wachten en wie een besluit neemt bij nieuwe verzoeken.
Moet ik vaker controleren?
Kies terugkoppeling die past bij de verantwoordelijkheid en ervaring. Een vroeg signaalmoment kan helpen om bij te sturen zonder iedere handeling over te nemen.
Kan coaching mijn team veranderen?
Begeleiding kan helpen om jouw leiderschap, werkafspraken en ontwikkeling in het team te onderzoeken. Verandering vraagt ook bereidheid, passende randvoorwaarden en uitvoering door de betrokkenen.
Jouw volgende stap
Welke afspraak blijft in jouw team steeds liggen?
Neem één terugkerende situatie mee. Jules onderzoekt met je welke verwachting, rol of werkafspraak eerst duidelijk moet worden.
- Begrepen jullie de oorspronkelijke afspraak hetzelfde?
- Wat vraagt het van jouw leiderschap en de organisatie?
- Welke afspraak kun je komende week werkbaar maken?
Jules belt je binnen één werkdag. Als verdere kennismaking zinvol is, plannen jullie samen een adviesgesprek. Vrijblijvend en zonder verplichtingen.
Verder met jouw vraag
Inhoud en begeleiding: Jules Steegh, Business Performance Coach. Bijgewerkt op 9 oktober 2026.